Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

entneo UG (haftungsbeschränkt)
Donaustraße 44, 12043 Berlin
Geschäftsführer: Christoph Hahn

Telefon: +49 174 2095971
E-Mail: hi@service-win.de

Amtsgericht Charlottenburg, HRB 268903 B
USt-IdNr.: DE451877052

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform “Servicewin”, erreichbar unter app.service-win.de sowie für die Servicewin Mobile-App, verfügbar im Apple App Store und Google Play Store.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TTDSG). Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2/1.3).

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung

5.1 Daten der Nutzer (Kunden von Servicewin)

• Stammdaten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Firmenname
• Rechnungsdaten: Anschrift, USt-IdNr., Zahlungsinformationen
• Zugangsdaten: verschlüsseltes Passwort, Authentifizierungs-Token
• Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, technische Metadaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5.2 Daten der Endkunden unserer Nutzer

Über Servicewin verarbeiten unsere Nutzer (Reinigungsunternehmen, Facility-Service-Anbieter etc.) personenbezogene Daten ihrer eigenen Endkunden, Mitarbeiter, Subunternehmer und Geschäftspartner. Hierfür sind unsere Nutzer datenschutzrechtlich verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Dazu gehören typischerweise:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten
• Auftrags- und Leistungsdaten
• Standortdaten (Einsatzorte)
• Zahlungsinformationen
• Mitarbeiter- und Einsatzdaten

Servicewin verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung. Diese sind erforderlich für:

• Login-Session (Supabase Auth-Cookies)
• CSRF-Schutz
• Spracheinstellungen

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Zur Bereitstellung von Servicewin nutzen wir folgende Dienstleister. Mit allen wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen:

Geplante Subprozessoren (noch nicht aktiv): Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) – Zahlungsabwicklung · Mollie B.V. (Niederlande) – Zahlungsabwicklung

Wir informieren Nutzer rechtzeitig vor Aktivierung neuer Subprozessoren.

Soweit Daten in Drittländer (insbesondere USA) übertragen werden, erfolgt dies auf Grundlage:

• Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023)

• Account-Daten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses + 90 Tage zur Datenrückgabe
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Server-Logs: 30 Tage
• Backups: 30 Tage Point-in-Time Recovery (Supabase)
• Einwilligungs-Nachweise (AVV, Datenschutz): 3 Jahre nach Vertragsende

Nach Ablauf werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

Die Servicewin Mobile-App ist über den Apple App Store und Google Play Store verfügbar. Anbieter der Stores sind:

• Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Bei Download und Nutzung können die Store-Anbieter Daten erheben (z. B. Geräte-ID, IP-Adresse, Download-Zeitpunkt). Hierauf haben wir keinen Einfluss. Es gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Stores.

Die App selbst sammelt keine zusätzlichen Telemetriedaten. Es werden keine Crash-Reports an Dritte gesendet. Push-Benachrichtigungen werden nicht versendet.

Es gelten dieselben Verarbeitungsgrundsätze wie für die Web-Plattform.

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter hi@service-win.de.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
mailbox@datenschutz-berlin.de

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein:

• TLS-Verschlüsselung (TLS 1.2/1.3) für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (Hashing)
• Row Level Security in der Datenbank (Mandantenfähigkeit)
• Rollenbasiertes Berechtigungssystem
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Tägliche Backups mit Point-in-Time Recovery
• Zugangsbeschränkungen zu Produktionssystemen

Soweit unsere Nutzer personenbezogene Daten ihrer Endkunden, Mitarbeiter oder Partner in Servicewin verarbeiten, sind sie datenschutzrechtlich Verantwortliche. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung unserer Nutzer auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Beim Aufruf der Plattform werden technisch erforderliche Daten in Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit
• Referrer-URL
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Hostname

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technischer Betrieb, IT-Sicherheit). Speicherdauer: 30 Tage.

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Speicherdauer: 3 Jahre nach letztem Kontakt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Bearbeitung).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Nutzer per E-Mail oder in der App.

entneo UG (haftungsbeschränkt)
Donaustraße 44, 12043 Berlin
E-Mail: hi@service-win.de
Telefon: +49 174 2095971

Antwortzeit: in der Regel innerhalb von 7 Tagen, vollständige Bearbeitung gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO innerhalb von einem Monat.